Preguntas y Respuestas Frecuentes (FAQ) para Estudiantes y familias.
Programa USA 2026-27
1. Placement, destino y familia anfitriona
¿Es normal no tener todavía el “placement” confirmado?
El placement es la asignación oficial del estudiante a una familia anfitriona y a un centro educativo en Estados Unidos.
Sí. En los programas J-1 es completamente normal que muchas familias todavía no conozcan el destino definitivo durante el proceso. Aproximadamente el 70% de los placements se cierran entre julio y agosto.
¿Que otros estudiantes ya tengan placement significa que hay algún problema en mi caso?
No. El hecho de que otros estudiantes ya hayan recibido su placement no implica que exista ningún problema con los expedientes que siguen en proceso.
¿Por qué tarda el placement?
Porque el programa J-1 está regulado por el Departamento de Estado de Estados Unidos.
Requiere varios procesos de validación antes de aprobar un destino.Tanto de Familia como de Colegio.
Estos controles aportan seguridad y calidad, pero también pueden alargar los plazos ya que precisan firmas y validaciones.
Los placement tienen tres estatus posibles: completado, en proceso, no completado.
¿Qué se revisa antes de aprobar un placement?
Antes de confirmar un destino pueden realizarse comprobaciones como entrevistas, revisión del entorno familiar, visitas al domicilio, validaciones administrativas, comprobación de antecedentes y confirmación del centro escolar.
¿Hasta cuándo puede llegar un placement?
La fecha final máxima posible para asignar un destino es por normativa del programa J-1: el 31 de agosto.
¿Cuándo nos avisará ICES Spain?
Tan pronto como ICES Spain reciba la confirmación oficial del placement, informa al Estudiante y padres por email.
¿Podemos elegir el estado o la región donde preferiría ser ubicado?
En los programas Premium y Classic Plus si se eligen preferencias opcionales (por ejemplo, elección de región) y conllevan un coste adicional.
ICES Spain no garantiza que estas preferencias puedan cumplirse.
Si no es posible asignar al participante según sus preferencias, el suplemento correspondiente será reembolsado.
¿Indicar preferencias de estado o región limita las opciones de placement?
No. Indicar preferencias geográficas no bloquea oportunidades en otros estados USA donde haya familia y Colegio que acepte al estudiante..
¿Se puede rechazar un placement?
Una vez asignado un placement que cumple con los requisitos del programa J-1 y los criterios académicos y de seguridad, se considera “compliant” y no puede rechazarse salvo causa objetiva debidamente justificada (por ejemplo: ubicar a un estudiante alérgico a gatos en una casa donde hay gatos, una familia de acogida que manifieste no desear finalmente acoger al estudiante, etc).
¿Qué ocurre si la fecha de llegada indicada en mi placement coincide con un viaje o vacaciones previamente programadas?
Entendemos perfectamente que algunas familias hayan organizado viajes o vacaciones con anterioridad a conocer el placement definitivo del estudiante.
ICES Spain puede comunicar esta circunstancia a la organización estadounidense para que sea tenida en consideración durante el proceso de asignación.
Sin embargo, en los programas J-1 el proceso de placement depende de la disponibilidad de familias anfitrionas y centros educativos, así como del calendario académico asignado, por lo que no es posible garantizar que la fecha de llegada pueda adaptarse a compromisos personales o familiares previos.
Por este motivo, es importante que tanto el estudiante como su familia estén preparados para viajar a Estados Unidos en las fechas que finalmente se indiquen en el placement asignado, incluso si ello implica modificar o cancelar planes previamente organizados.
¿Cuál es la prioridad al asignar un placement?
La prioridad es encontrar una familia anfitriona y un entorno adecuado para cada estudiante, no garantizar un destino concreto.
¿Se pueden indicar preferencias sobre el tipo de familia?
Sí. En algunos casos se puede pedir al estudiante que indique su nivel de comodidad con distintos tipos de familia como monoparentales, parejas del mismo sexo ó doble placement (ubicación con otro estudiante internacional de habla no española)
¿Estas preferencias sobre la familia están garantizadas?
No. Sirven como guía para el equipo de placement, pero no se pueden garantizar.
El estudiante debe estar abierto y ser flexible respecto a la familia anfitriona asignada.
2. Soft Landing Camp (SLC) / New York Orientation
¿Qué es el Soft Landing Camp?
Es un programa de orientación y adaptación que algunos estudiantes realizan a su llegada a Estados Unidos antes de incorporarse a su familia anfitriona.
¿Cuánto dura la orientación?
La orientación tiene una duración de 3 noches.
¿Qué incluye el programa?
El precio incluye:
- Recogida en el aeropuerto.
- Traslado al hotel.
- 3 noches de alojamiento.
- Todas las comidas.
- Actividades de orientación.
- Visitas y excursiones a Nueva York.
- Traslado al aeropuerto para el vuelo doméstico hacia la familia anfitriona.
¿Dónde se realiza la orientación?
Actualmente el alojamiento previsto es el Paramount Times Square Hotel, en Manhattan.
¿Cómo se asigna a cada estudiante una fecha de orientación?
La organización asigna las fechas según el momento en que se confirme el placement y la planificación de llegadas.
¿Puedo reservar vuelos antes de tener el placement?
No. Los vuelos deben reservarse únicamente cuando ICES Spain y la organización estadounidense hayan confirmado el placement y la fecha de inicio disponible para participar en el Soft Landing Camp correspondiente.
¿A qué aeropuerto debe llegar mi hijo/a?
La opción preferente es Newark (EWR). También pueden utilizarse JFK o LaGuardia (LGA) si es necesario, aunque puede tener un coste adicional.
¿Qué ocurre si el estudiante no consigue placement a tiempo para asistir?
Si un estudiante no puede asistir porque su placement se confirma tarde o es incompatible con las fechas del Soft Landing Camp, la organización estudiará cada caso individualmente.
¿Qué ocurre si cancelamos la asistencia al SLC?
Las cancelaciones realizadas con más de 30 días de antelación suelen tener derecho a reembolso completo. Las cancelaciones con menos de 30 días pueden no ser reembolsables debido a gastos ya comprometidos.
3. Medicación durante la estancia
¿Puede mi hijo viajar con medicación?
Sí. Los estudiantes pueden viajar a Estados Unidos con su medicación personal.
¿Cómo debe transportarse la medicación?
Preferiblemente en su envase original.
¿Es necesario llevar documentación médica?
Sí. Es obligatorio llevar una receta médica o informe médico en inglés.
¿Cuánta medicación puede llevar?
Normalmente se permite medicación para hasta 90 días de uso personal. Cantidades superiores podrían aceptarse si existe una justificación médica adecuada.
¿Podemos enviar medicamentos más adelante por mensajería?
Las normativas americanas o españolas pueden no permitir enviar medicamentos entre particulares.
¿Qué recomendamos desde ICES Spain en estos casos?
Viajar desde el principio con toda la medicación necesaria para la estancia, acompañada de la documentación médica correspondiente o bien enviar la medicación entre un facultativo en España y otro en USA.
4. Billetes de Avión
¿Qué documentación debe llevar el estudiante para viajar?
El estudiante deberá viajar siempre con:
- Pasaporte en vigor con Visado J-1 válido.
- Formulario DS-2019.
- Billete de avión.
- Placement Confirmation Form y la ID Card
¿En qué fechas y aeropuertos debe llegarse a destino?
El billete ha de emitirse con llegada al aeropuerto y en fecha más conveniente, según el lugar de residencia del estudiante y las conexiones disponibles, siempre en acuerdo con las necesidades de la familia anfitriona y lo que indica el propio placement asignado.
¿Puedo comprar los billetes cuando quiera?
No. Los vuelos deben reservarse únicamente cuando ICES Spain y la organización estadounidense hayan confirmado el placement y la orientación correspondiente.
¿Tengo que reservar yo mismo el vuelo?
No. ICES Spain te enviará por email una reserva, para tu revisión, a los pocos días de haber recibido el Placement.
La reserva la realiza Bestours, empresa asociada, que amablemente te emite el billete y envía factura para que realices el pago por transferencia bancaria o tarjeta de crédito.
¿Puede llegar el estudiante en fechas diferentes a las indicadas en el placement?
No. Solo con autorización expresa de la organización.
¿Puede llegar el estudiante a aeropuerto diferente al indicado en el placement?
No. Solo con autorización expresa de la organización.
¿Qué ocurre si el vuelo se retrasa o se cancela?
Las organizaciones en destino trabajan para ayudar en estas situaciones y están atentas al vuelo del estudiante y si sufre retrasos o cancelaciones.
Se recomiendan vuelos tempranos para minimizar riesgos de incidencias y conexiones perdidas. El estudiante no debe salir del aeropuerto en ningún caso, en caso de pérdida de conexión.
¿Por qué la fecha de regreso que aparece en el billete puede no coincidir con la fecha real de finalización del programa?
Porque las aerolíneas no siempre tienen cargadas todas las tarifas para fechas tan lejanas en el momento de la emisión.
Por este motivo, inicialmente puede aparecer una fecha provisional que posteriormente podrá modificarse. Es importante que el estudiante y familia tengan en cuenta cambiar la fecha de regreso más adelante.
¿Se factura el equipaje hasta el destino final en Estados Unidos?
Sí. En la mayoría de los casos el equipaje se factura directamente hasta el destino final, incluso cuando existen escalas previas en Europa o dentro de Estados Unidos.
¿Qué debemos hacer con el resguardo del equipaje?
Es muy importante conservar siempre el resguardo de facturación hasta llegar al destino final.
¿Puede ocurrir que el estudiante tenga que recoger la maleta durante una escala?
Sí. En algunos itinerarios, especialmente al entrar en Estados Unidos, puede ser necesario recoger el equipaje y volver a facturarlo tras pasar inmigración y aduanas.
¿Qué equipaje está incluido habitualmente?
Las tarifas suelen incluir:
- 1 maleta facturada de hasta 23 kg.
- 1 trolley o equipaje de mano de hasta 10 kg.
- 1 bolso o mochila personal.
Las condiciones definitivas dependerán siempre de la aerolínea emisora.
¿Dónde se realiza el control de inmigración?
El control de inmigración se realiza siempre en el primer aeropuerto de entrada en Estados Unidos.
Por ejemplo:
Barcelona → París → Chicago → Boise
En este caso, el control migratorio se realiza en Chicago.
¿Qué ocurre con el equipaje después del control migratorio?
Normalmente el estudiante deberá recoger la maleta, pasar aduanas y volver a entregarla para el siguiente vuelo doméstico.
¿Existe servicio de acompañamiento para menores?
Si, algunas aerolíneas ofrecen el servicio UM (Unaccompanied Minor).
A partir de 12 años: muchas aerolíneas permiten viajar solos, aunque algunas mantienen restricciones o exigen el servicio de acompañamiento hasta los 14 y rara vez hasta los 15 años.
No es por tanto un servicio de obligado cumplimiento por parte de las aerolíneas.
¿Es obligatorio contratar este servicio?
No. Generalmente no es obligatorio para estudiantes J-1 mayores de 15 años.
¿Qué incluye el servicio de acompañamiento?
El estudiante recibe asistencia durante las conexiones, ayuda con los trámites aeroportuarios y prioridad en determinados procesos.
¿Cuánto cuesta el servicio de acompañamiento?
El coste suele oscilar entre 150 € y 250 € por trayecto, dependiendo de la compañía aérea.
¿Está garantizado el servicio de acompañamiento?
No. La disponibilidad depende exclusivamente de la aerolínea y de la ruta contratada.
¿Qué documentación debe llevar el estudiante el día del viaje?
Es obligatorio llevar:
- Pasaporte con visado válido.
- Formulario DS-2019 para Visado J1 (o I-20 si viajas con Visado F-1).
- Billete de avión (digital o impreso).
- Autorización de salida para menores expedido por Policía/Mossos/Guardia Civil.
- Placement Confirmation Form.
¿Que es la autorización de salida para menores?
El permiso de salida de menores es obligatorio para menores españoles de 18 años, residentes en España que viajan al extranjero solos o con adultos que no son sus padres/tutores.
Lo emite gratuitamente la Policía Nacional o la Guardia Civil, Mossos, Ertzaintza, debe solicitarlo uno de los progenitores o tutor legal, aportando DNI/pasaporte, documentación del menor, prueba de patria potestad y datos del viaje.
Normalmente se expide en el acto y suele tener validez máxima de 90 días.
Sirve para presentarlo en el control fronterizo de salida de España, aunque la aerolínea también puede pedirlo
¿Se puede cambiar la fecha de regreso del vuelo?
Sí. Las tarifas utilizadas permiten normalmente realizar cambios de fecha, aunque pueden aplicarse diferencias tarifarias y gastos de gestión.
¿Cuánto puede costar un cambio de fecha o aeropuerto?
Dependiendo de la disponibilidad y la temporada, el coste orientativo puede situarse entre 200 € y 400 €, además de posibles diferencias de tarifa.
¿Cuándo se recomienda gestionar los cambios para el regreso de un curso académico?
Normalmente las cotizaciones para cambios de regreso pueden comenzar a solicitarse a partir de febrero del año siguiente, cuando se tiene claro cuándo acabará el curso, si el curso se ha alargado algunos días, si el estudiante decide y se le permite quedarse algunos días más, etc
¿Qué debe hacer el estudiante si surge un problema durante el viaje?
En caso de retrasos, cancelaciones, pérdida de conexiones o incidencias en aduanas:
- Debe dirigirse inmediatamente al mostrador de la aerolínea.
- Debe contactar con los teléfonos de asistencia de la compañía aérea.
- Debe mostrar la documentación de su programa cuando sea necesario.
- No salir nunca del aeropuerto
¿Qué no debe hacer nunca el estudiante durante una incidencia?
Nunca debe abandonar el aeropuerto sin instrucciones expresas de la organización o de la compañía aérea.
5. Visado J-1 y cita en la Embajada de Estados Unidos
¿Cuándo debo reservar la cita para el visado?
Os recomendamos reservar la cita de solicitud de Visado de estudiante J1 (Programas de Intercambio Cultural), en cuanto sea posible tan pronto recibas el Certificado de Eligilibilidad, DS-2019, remitido por la Organización USA.
Es necesario esperar a disponer del formulario DS-2019 para poder concertar la cita.
Nota: En el caso de estudiantes que soliciten Visado de estudiante F1 (Programas Académicos Privados), el Certificado de Eligilibilidad es el I-20.
¿Qué ocurre si actualmente no hay citas disponibles?
En determinadas épocas del año, especialmente durante los meses de verano, la disponibilidad de citas para visados J-1 puede agotarse temporalmente.
Esta situación afecta a todas las agencias y estudiantes, y no significa que exista ningún problema con vuestro expediente.
Según la información trasladada por la Sección Consular de la Embajada de Estados Unidos, actualmente se han puesto a disposición de los solicitantes todas las citas que su capacidad operativa permite ofrecer en este momento.
Los visados de las categorías F, M y J requieren actualmente un tiempo de tramitación superior al habitual debido a procedimientos adicionales de verificación, entre ellos la revisión de la presencia en línea y de las cuentas de redes sociales de los solicitantes.
La Embajada revisa periódicamente su capacidad de atención y habilita nuevas citas cuando dispone de recursos adicionales.
Por este motivo, es habitual que aparezcan nuevas fechas disponibles de forma escalonada.
¿Con qué frecuencia debo revisar la disponibilidad de citas?
Recomendamos consultar la plataforma todos los días, especialmente por las tardes, ya que es uno de los momentos en los que la Embajada suele incorporar nuevas citas o liberar plazas por cancelaciones.
Ya tengo una cita, pero es posterior a la fecha de inicio del programa y llegada a USA, que aparece en mi Placement Confirmation Form ¿Puedo solicitar cita urgente?
No. La propia Embajada ha comunicado que no concede citas urgentes únicamente porque la fecha de inicio del programa/llegada a USA sea anterior a la cita disponible.
En estos casos, la recomendación oficial es seguir consultando la plataforma hasta que se habiliten nuevas fechas.
Si vuestra fecha de llegada prevista a Estados Unidos es unos pocos días anterior a vuestra fecha de cita en Embajada, informad a ICES Spain. Nosotros verificaremos si el Colegio y Familia de acogida no tienen inconveniente en vuestra llegada unos días más tarde de lo previsto.
Desde ICES Spain también podemos ayudaros realizando un seguimiento de nuevas disponibilidades.
¿ICES puede ayudarme a conseguir una cita?
Sí. Si nos facilitáis vuestro usuario y contraseña de la plataforma oficial de visados, podremos acceder a vuestro expediente y revisar periódicamente si aparecen nuevas fechas disponibles.
Para ello os agradeceremos que nos facilitéis:
- La fecha de cita que tenéis actualmente asignada.
- Vuestro usuario de acceso.
- La contraseña de la plataforma de visados. https://ais.usvisa-info.com/es-es/niv
¿Cuántas veces puede modificarse una cita?
La plataforma oficial permite un número limitado de cambios.
Actualmente pueden realizarse hasta tres modificaciones de la cita, por lo que recomendamos utilizarlas únicamente cuando exista una mejora significativa en la fecha disponible.
¿Qué ocurre si no asisto a la cita?
Es muy importante no faltar a la cita.
Si el solicitante no se presenta sin haberla cancelado previamente, normalmente será necesario volver a abonar la tasa de solicitud del visado y solicitar una nueva cita, lo que puede retrasar considerablemente el proceso.
¿Tengo que acudir acompañado por mis padres?
No. El estudiante puede acudir solo a la entrevista en la Embajada siempre que lleve toda la documentación requerida.
¿Qué documentación debo llevar a la entrevista?
Con carácter general será necesario llevar:
- Pasaporte en vigor.
- Página de confirmación del formulario DS-160.
- Justificante de la cita.
- Formulario DS-2019 original.
- Justificante del pago de la tasa SEVIS: I901.
- Fotografía en papel
- Cualquier otra documentación indicada por la Embajada o por ICES.
Las instrucciones oficiales y la documentación personalizada pueden consultarse iniciando sesión en la plataforma de visados.
¿Se quedan con el pasaporte en la Embajada?
Sí.
Si el visado es aprobado, la Embajada de EEUU retendrá el pasaporte durante unos días para estampar el visado antes de devolverlo a la dirección por vosotros indicada y mediante el sistema de mensajería por vosotros seleccionado.
Por este motivo, es importante no planificar ningún viaje internacional durante esos días posteriores a la cita.
¿Debemos informar a ICES cuando recibamos el visado?
Sí.
En cuanto recibáis el pasaporte con el visado concedido, os agradeceremos que nos lo comuniquéis para actualizar vuestro expediente y continuar con los siguientes pasos del programa.
¿Dónde puedo consultar la información oficial sobre el proceso de visado?
Podéis consultar toda la información oficial, las instrucciones para vuestra cita y las preguntas frecuentes en la plataforma oficial de gestión de visados de Estados Unidos:
Ya he tenido mi cita en la Embajada ¿Puedo saber cómo va el proceso de emisión de mi Visado y si ha sido aprobado?
Si, puedes consultar el estatus de tu Visado en el enlace siguiente:
6. Seguro de salud y accidentes
¿Cuándo recibiré la póliza del seguro?
La póliza del seguro de salud y accidentes se envía por correo electrónico una vez que se ha emitido el billete de avión y el Program Sponsor dispone de la fecha definitiva de viaje del estudiante.
También debes haber recibido información de material de soporte al Seminario de Orientación donde debes tener acceso a la póliza o Brochure con las principales coberturas.
¿Quién proporciona el seguro?
El seguro es contratado y proporcionado por el Program Sponsor en Estados Unidos. Se trata de una póliza que cumple los requisitos exigidos por el Programa Oficial de Intercambio J-1.
¿Qué cubre el seguro?
Las coberturas vienen definidas por la póliza facilitada por el Program Sponsor. Recomendamos leer detenidamente toda la documentación recibida para conocer qué situaciones están cubiertas, cuáles son las exclusiones y cuál es el procedimiento correcto para utilizar el seguro.
¿Quién es el asegurado?
El asegurado es el propio estudiante.
Por ello, será responsable de hacer un uso correcto del seguro y de seguir siempre las instrucciones indicadas por la compañía aseguradora para evitar gastos innecesarios o servicios no cubiertos.
¿Debemos informar a ICES Spain si utilizamos el seguro?
Sí. Siempre que el estudiante tenga que utilizar el seguro durante su estancia en Estados Unidos, os pedimos que informéis también a ICES Spain. De este modo podremos realizar un seguimiento del caso y ayudaros si surgiera cualquier incidencia con la asistencia médica o con la tramitación del expediente.