Preguntas y Respuestas Frecuentes (FAQ) para Estudiantes y familias.

El placement es la asignación oficial del estudiante a un centro educativo y una familia anfitriona en Irlanda.

Según el compromiso de servicio de nuestros proveedores, la información sobre el colegio y la familia anfitriona debe facilitarse, como máximo, 4 semanas antes del inicio del programa para los programas Select y 2 semanas antes para los programas Classic.

No obstante, comenzamos a recibir las confirmaciones de los colegios seleccionados a partir del mes de abril. En el caso de las inscripciones más tardías, tengan en cuenta que los colegios permanecen cerrados durante el verano, por lo que la confirmación de la admisión puede recibirse en agosto.

No, pero la asignación depende en gran medida de muchos factores, como el colegio seleccionado, las condiciones médicas, las alergias, el TDAH o el expediente académico. Sin embargo, esto no significa que exista un problema; todos los estudiantes acaban siendo asignados a un colegio y una familia anfitriona.

La organización en Irlanda sigue su propio proceso de asignación y, siempre que la confirmación de la asignación se reciba dentro del plazo comprometido, no se considera un retraso.

No obstante, el proceso puede verse afectado por diversos factores, como las preferencias o restricciones del estudiante, así como por cuestiones administrativas o por el proceso de verificación (vetting) de la familia anfitriona.

Antes de confirmar un destino pueden realizarse comprobaciones como entrevistas, revisión del entorno familiar, visitas al domicilio, validaciones administrativas, comprobación de antecedentes y confirmación del centro escolar.

Hasta 4 semanas para Select y 2 para programa Classic antes de la salida.

Tan pronto como ICES Spain reciba la confirmación oficial del placement, informa al Estudiante y padres por email.

En el programa Select es posible elegir hasta tres colegios, lo que permite seleccionar la zona y/o la ciudad de preferencia.

Sí, por diferentes motivos, no es posible ofrecer alguno de los colegios seleccionados, se propondrán otras opciones alternativas.

ICES Spain no garantiza que estas preferencias puedan cumplirse.

Sí no es posible asignar al participante según sus preferencias, el suplemento correspondiente será reembolsado.

En el caso de Irlanda, todos los colegios ofrecidos por los proveedores cuentan con una amplia red de familias anfitrionas vinculadas a cada centro educativo.

Una vez asignado un placement que cumple con los requisitos del programa escogido, se considera “compliant” y no puede rechazarse salvo causa objetiva debidamente justificada (por ejemplo: ubicar a un estudiante alérgico a gatos en una casa donde hay gatos, una familia de acogida que manifieste no desear finalmente acoger al estudiante, etc).

Conocemos con antelación la fecha de salida de todos los estudiantes, ya que todos participan en el Student Leadership Camp (SLC). Esta fecha suele confirmarse aproximadamente en el mes de abril.

Sí la fecha de salida coincide con los planes de vacaciones de la familia, el estudiante puede viajar directamente para el inicio del curso escolar.

En Irlanda, el proceso de asignación comienza con la confirmación de la plaza en el colegio.

1. Se asegura una plaza en el centro educativo (los colegios y la organización siguen un equilibrio en el número de estudiantes de intercambio que aceptan).
2. Una vez confirmado el colegio, se asigna una familia anfitriona en la zona correspondiente.

Sí, es posible seleccionar una familia anfitriona de la base de datos, lo que también permite conocer el colegio al que dicha familia puede acoger estudiantes.

Sin embargo, la lista de familias disponibles para su selección es limitada y es posible que ya no haya disponibilidad para las inscripciones realizadas en fechas más tardías.

No podrá cumplirse si únicamente en el caso de que la familia anfitriona decide no acoger estudiantes durante ese curso académico. En ese caso, ofreceremos la posibilidad de seleccionar otra familia anfitriona.

No podrá cumplirse si no hay familias disponibles. La asignación de las familias disponibles se realiza siguiendo el principio de «primero en llegar, primero en ser atendido».

El estudiante debe estar abierto y ser flexible respecto a la familia anfitriona asignada.

Es un programa de orientación y adaptación que algunos estudiantes realizan a su llegada a Irlanda antes de incorporarse a su familia anfitriona.

La orientación tiene una duración de 3 noches.

El precio incluye:

• Recogida en el aeropuerto.
• Traslado al Dublin university camp.
• 3 noches de alojamiento.
• Todas las comidas.
• Actividades de orientación.
• Visitas y excursiones a Dublín.
• Traslado a la familia anfitriona.

Actualmente el alojamiento previsto es el Dublin, campus de la universidad.

Las fechas se conocen con antelación: el 24/08 para estudiantes que van con el programa de MLC y el 25/08 para los que van con el programa de Educatius.

Sí, en cuanto se reciba la carta de aceptación de la organización en Irlanda y se confirme la fecha del SLC, ya se podrán comprar los billetes de avión, dependiendo del Sponsor con el que viajen MLC 24/08 o Educatius 25/08

El campamento de llegada se celebra en Dublín. No obstante, también es posible organizar la llegada de los estudiantes a Dublín o Cork, según el programa y la ubicación del colegio.

Todos los estudiantes reciben su asignación antes de la salida.

Sí la participación en el SLC se cancela después del 1 de julio, se aplicará un cargo por cancelación del 50 %, tal como indicamos en las condiciones generales firmadas y aceptadas al firmar el contrato

Sí. Los estudiantes pueden viajar a Irlanda con su medicación personal.

Preferiblemente en su envase original.

Sí. Es obligatorio llevar una receta médica o informe médico en inglés.

Normalmente se permite medicación para hasta 90 días de uso personal. Cantidades superiores podrían aceptarse si existe una justificación médica adecuada.

Las normativas americanas o españolas pueden no permitir enviar medicamentos entre particulares.

Dentro de la Unión Europea, la misma medicación puede ser prescrita también en Irlanda.

Además, en el caso de Irlanda, los estudiantes pueden regresar a casa durante las vacaciones escolares de octubre, Navidad y otros periodos vacacionales, lo que les permite recibir o renovar la medicación que necesiten.

Llegada al campamento de llegada en Dublín.

Una vez recibida la carta de aceptación y confirmadas las fechas del SLC, ICES Spain enviará las instrucciones correspondientes y los detalles de llegada establecidos por la organización en Irlanda.

Sí. ICES Spain enviará las instrucciones generales y las opciones de presupuesto para los vuelos. Sin embargo, la selección final y la confirmación de la reserva deberán realizarse directamente por la familia con Bestours o, si lo prefieren, podrán comprar los billetes por su cuenta.

En el caso que la reserva la haga Bestours, empresa asociada, que amablemente te emite el billete y envía factura para que realices el pago por transferencia bancaria o tarjeta de crédito.

Cualquier otra fecha de llegada deberá ser autorizada previamente por la organización de acogida.

Dependiendo de la fecha u hora de llegada se tendrá que abonar un recargo por llegada fuera de horario, dependiendo de los gastos que ello conlleve a la organización.

No. Solo con autorización expresa de la organización.

Si el vuelo se ha reservado a través de nuestra agencia de viajes colaboradora, podremos ayudar a resolver la incidencia en estas situaciones.

En el caso que el vuelo se haya contratado por parte de la familia, desde ICES Spain intentaremos ayudar en todo lo posible pero no garantizamos que podamos hacerlo.

El estudiante no debe salir del aeropuerto en ningún caso, en el caso de pérdida de conexión.

No es obligatorio comprar también el billete de regreso. No obstante, si lo desean, pueden comprar el billete de vuelta para las vacaciones de Navidad.

Sí.

Es muy importante conservar siempre el resguardo de facturación del equipaje hasta llegar al destino final.

Sí. En algunos itinerarios es necesario hacerlo

Las tarifas suelen incluir:

Incluye maleta facturada de 20 kg o 25 kg y bolso/mochila debajo del asiento.

Las condiciones definitivas dependen siempre de la aerolínea emisora con la que viajen .

Sí. Algunas compañías aéreas ofrecen el servicio UM (Unaccompanied Minor), destinado a menores que viajan sin un adulto.

Con carácter general, a partir de los 12 años muchas aerolíneas permiten que los menores viajen solos sin necesidad de contratar este servicio. No obstante, algunas compañías mantienen restricciones o exigen el servicio de acompañamiento hasta los 14 años y, en casos excepcionales, hasta los 15.

Por ello, el servicio UM no es obligatorio en todas las aerolíneas, sino que depende de la política de cada compañía y de la ruta contratada.

No. Depende de la compañía aérea. En la mayoría de los casos, los estudiantes mayores de 15 años pueden viajar solos sin necesidad de contratar el servicio de acompañamiento para menores.

El servicio de acompañamiento para menores suele incluir la asistencia al estudiante durante su paso por el aeropuerto, ayuda en los trámites de facturación y embarque, acompañamiento durante las conexiones (si las hubiera) y la entrega del menor a la persona autorizada en el aeropuerto de destino. Los servicios concretos pueden variar según la compañía aérea.

El coste suele oscilar entre 150 € y 250 € por trayecto, dependiendo de la compañía aérea.

No. La disponibilidad depende exclusivamente de la aerolínea y de la ruta contratada.

Es obligatorio llevar:

• Pasaporte
• Billete de avión (digital o impreso).
• Autorización de salida para menores expedido por Policía/Mossos/Guardia Civil.

La autorización de salida para menores es un documento obligatorio para los menores españoles de 18 años residentes en España que viajan al extranjero sin estar acompañados por alguno de sus progenitores o tutores legales.

Este permiso se tramita de forma gratuita en la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d'Esquadra o la Ertzaintza. Debe solicitarlo uno de los progenitores o el tutor legal, aportando la documentación requerida (DNI o pasaporte del solicitante, documentación del menor, acreditación de la patria potestad o tutela y los datos del viaje).

Habitualmente se expide en el mismo momento de la solicitud y su validez máxima suele ser de 90 días.

La autorización deberá presentarse en el control fronterizo al salir de España y, en algunos casos, también podrá ser requerida por la compañía aérea.

Sí, siempre que la tarifa contratada lo permita. Los cambios de fecha estarán sujetos a las condiciones de la tarifa aérea y podrán conllevar diferencias tarifarias y gastos de gestión aplicados por la compañía aérea o la agencia de viajes.

Dependiendo de la disponibilidad y la temporada, el coste orientativo puede situarse entre 200 € y 400 €, además de posibles diferencias de tarifa.

Dado que los estudiantes en Irlanda pueden regresar a casa durante las vacaciones de Navidad y Semana Santa, todos los vuelos deberán organizarse con al menos dos semanas de antelación.

En caso de retrasos, cancelaciones, pérdida de conexiones o incidencias en aduanas:

• Debe dirigirse inmediatamente al mostrador de la aerolínea.
• Debe contactar con los teléfonos de asistencia de la compañía aérea.
• Debe mostrar la documentación de su programa cuando sea necesario.
• No salir nunca del aeropuerto

Nunca debe abandonar el aeropuerto sin instrucciones expresas de la organización o de la compañía aérea.

El seguro no está incluido en el precio del programa, pero es obligatorio.

Debe elegirse el seguro de viaje de primera clase.

Los ciudadanos de la UE tienen acceso a tratamiento médico en otros países de la UE con su Tarjeta Sanitaria Europea (TSE), pero los seguros nacionales de salud no cubren la evacuación médica, las visitas al hospital, el tratamiento dental, el fallecimiento ni la repatriación. Además, los seguros nacionales de salud no ofrecen cobertura para la responsabilidad civil, el equipaje ni otros artículos que suelen estar cubiertos por los seguros de viaje.

Uno de nuestros proveedores ofrece un seguro por un coste adicional. En caso de contratar esta opción, la póliza se emitirá aproximadamente dos semanas antes de la salida.

La familia puede contratar el seguro con la compañía que considere más conveniente, siempre que incluya las coberturas necesarias. Se recomienda contratar un seguro de viaje de primera categoría o un seguro específico para estudios en el extranjero.

Recomendamos leer detenidamente toda la documentación recibida para conocer qué situaciones están cubiertas, cuáles son las exclusiones y cuál es el procedimiento correcto para utilizar el seguro.

El asegurado es el propio estudiante.

Por ello, será responsable de hacer un uso correcto del seguro y de seguir siempre las instrucciones indicadas por la compañía aseguradora para evitar gastos innecesarios o servicios no cubiertos.

Sí la familia contrata el seguro por su cuenta, no es necesario informar a ICES Spain. Solo será necesario comunicárnoslo en caso de que la aseguradora requiera documentación adicional por parte de la organización de destino.

De este modo podremos realizar un seguimiento del caso y ayudaros si surgiera cualquier incidencia con la asistencia médica o con la tramitación del expediente.