Condiciones Generales

Estimadas familias, madres, padres y representantes legales:

Les rogamos leer detenidamente las siguientes condiciones generales del programa escolar de INTERNATIONAL CULTURAL EXCHANGE STUDIES, S.L., con domicilio en Lagasca 95 Bajos, 28006 Madrid y Passeig de Gràcia 20, 5º 1ª 08007 Barcelona (en adelante, ICES Spain). Estas condiciones forman parte integrante de la Carta de Oferta, al momento de su firma por parte del participante y/o sus representantes legales.

1.1 ICES Spain emite una oferta contractual al participante o, en el caso de menores de edad con capacidad limitada, a sus padres o representante legal (en adelante, “el Participante”). El contrato se considera formalizado en el momento en que ICES Spain recibe la oferta firmada por el Participante. Si solo uno de los progenitores firma, se entenderá que el otro está de acuerdo con dicha declaración. A tal efecto, el otro progenitor deberá ratificar el contrato. En caso contrario, el progenitor firmante habrá actuado sin poder de representación, y deberá responder ante ICES Spain, abonándole una compensación por importe equivalente a la compensación por cancelación estipulada en el punto 5.2. 

1.2 La aceptación contractual puede enviarse como fotografía o escaneo por correo electrónico o vía nuestro grupo de soporte individualizado en WhatsApp. También se acepta la firma digital cualificada.

2.1 ICES Spain permite al participante cursar estudios en un centro escolar extranjero. Para ello, se abona una tarifa del programa, que incluye los servicios detallados en la oferta. La duración indicada del programa es estimada y no vinculante, ya que depende del calendario escolar del país anfitrión. El programa finaliza, como máximo, una semana después del fin del curso escolar en dicho país. Una vez confirmada la plaza en el programa o  sea asignada la escuela y familia anfitriona (o internado), ICES Spain facilitará al participante todos los datos concretos, incluyendo las fechas de viaje.

2.2 Cuando proceda, ICES Spain ofrece sin coste adicional un campamento de integración (Soft Landing Camp) en el país de destino. Si por cualquier motivo el participante no pudiera asistir, se le proporcionará en su país de origen todo el material de preparación. Este servicio adicional no constituye una prestación contractual esencial y no genera derecho a cancelación ni reembolso.

2.3 Las preferencias opcionales (por ejemplo, elección de región o tipo de colegio) pueden conllevar un coste adicional. ICES Spain no garantiza que estas preferencias puedan cumplirse. Si no es posible asignar al participante según sus preferencias, el suplemento correspondiente será reembolsado.

2.4 Si un colegio o entidad colaboradora rechaza la asignación del participante por causas ajenas a ICES Spain, no existirá obligación de realizar dicha asignación. En ese caso, el importe abonado será devuelto. Alternativamente, ICES Spain intentará ofrecer un programa similar.

2.5 La ampliación del programa solo puede realizarse a través de ICES Spain y debe solicitarse con suficiente antelación.

3.1 Una vez firmado el contrato, el participante recibirá una factura correspondiente al precio del programa. Los servicios incluidos están especificados en la oferta contractual. Si el precio total del programa supera los 2.000 euros, el pago puede realizarse en hasta tres cuotas. El participante comunicará las fechas y montos deseados a través del “formulario de onboarding” de ICES Spain.

3.2 El plan de pagos puede organizarse de la siguiente forma:

• Primer pago: entre el 10 % y el 40 % del precio total, dentro de los 14 días posteriores a la firma del contrato.
• Segundo pago: 40 % del precio total, seis meses antes de la fecha prevista de viaje.
• Pago final: 16 semanas antes del inicio del programa.

3.3 Las fechas de vencimiento se establecen en base a la fecha estimada de inicio del programa, la cual se comunica en la oferta individual.

3.4 ICES Spain garantiza la protección de los importes abonados.

3.5 Si no se realizan los pagos dentro de los plazos establecidos, ICES Spain podrá rescindir el contrato. En ese caso, se aplicarán las compensaciones estipuladas en el punto 5.2.

4.1 Solo las prestaciones expresamente incluidas en la oferta contractual están cubiertas por la tarifa del programa. Todos los costes adicionales correrán por cuenta del participante. Ejemplos no exhaustivos: transporte diario, libros, visado, dinero de bolsillo, vuelos, excursiones, tarjeta SIM, seguro médico (en el supuesto de no estar incluido expresamente en el programa aplicable al caso concreto), uniforme escolar, material escolar, actividades extracurriculares o deportivas. Se recomienda prever un mínimo de 300 € al mes para cubrir estos gastos.

4.2 Algunos costes adicionales pueden surgir posteriormente, por ejemplo, derivados de necesidades alimentarias específicas (dieta vegana, alergias) o condiciones médicas especiales (como diabetes o TDAH). Estos serán asumidos por el participante.

5.1 Por inicio de programa se entiende el momento de llegada del participante al país de destino. Por cancelación antes del inicio del programa se entenderá aquella que tiene lugar desde la firma del contrato y el pago de la primera cuota, hasta la llegada destino..

5.2 Si el participante cancela el contrato antes del inicio del programa o no se presenta, ICES Spain reembolsará el importe pagado, menos una compensación proporcional.

5.3 La compensación por cancelación se calcula en función de los días restantes hasta la fecha de inicio:

• Hasta 365 días antes del viaje: 10 % del precio del programa.
• Entre 364 y 90 días antes del viaje: 25 %.
• Entre 89 y 30 días antes del viaje: 30 %.
• A partir del día 29 hasta la salida o tras confirmación de la familia/internado: 35 %. 
• En caso de no presentación sin aviso previo válido: 90 %.

5.4 Si aún no se ha confirmado la fecha concreta del viaje, se tomará como referencia la fecha estimada de inicio indicada en la oferta o en sesión de “welcome onbarding” realizada trans la inscripción.

5.5 La cancelación solo será válida si se comunica por escrito tanto a ICES Spain como, si fuera necesario, a la escuela o socio internacional. No es necesario indicar un motivo.

5.6 Alternativamente, ICES Spain ofrece la opción de transformar el importe de la compensación por cancelación, en un vale sin caducidad para otro programa. Este vale es transferible a familiares o amigos siempre que sean nuevos clientes. No será válido si se revende o se utiliza sin notificación previa antes de firmar un nuevo contrato.

5.7 ICES Spain podrá rescindir el contrato sin previo aviso y antes del inicio del programa si concurre una causa grave del participante. Esto se aplica, entre otros, en los siguientes casos: información falsa u omisiones relevantes en datos personales, médicos o contractuales; incumplimiento grave de los deberes de colaboración descritos más adelante, ver punto 7. En estos supuestos de recisión por parte de ICES Spain, no habrá reembolso del precio del programa. 

5.8 ICES Spain podrá rescindir el contrato y antes del inicio del programa por inaptitud física o psicológica del participante. En este supuesto, se devolverá el total importe abonado, sin derecho a indemnización alguna a favor del participante. ICES Spain ofrece la opción de transformar el importe en un vale sin caducidad transferible a familiares o amigos y siempre que sean nuevos clientes.

6.1 Una vez iniciado el programa, los padres o representante legal del Estudiante podrán solicitar la cancelación de participación del Estudiante en el mismo y resolver con ello unilateralmente el contrato. Este supuesto no devengará reembolso alguno de ICES Spain a favor de los padres o representante legal del Estudiante, corriendo a cargo de éstos los gastos del regreso a España. Los padres o representante legal del Estudiante deberán comunicar por escrito a ICES Spain la baja voluntaria del Estudiante.  

6.2 En el caso de conductas no adecuadas o impropias por parte del Estudiante en el colegio, familia, municipio o vecindad, es responsabilidad del program sponsor y/o del distrito escolar determinar las causas, abordar el problema y tomar una decisión. La gravedad de una conducta o reincidencia en cualquier conducta no adecuada o impropia, podrá suponer la expulsión del estudiante, corriendo a cargo de sus padres o representante legal los gastos de regreso a España, sin derecho a indemnización alguna. El participante deberá abandonar el programa, la escuela y la familia anfitriona a su cargo.

6.3 En caso de observarse por parte del program sponsor y/o distrito escolar indicios de deterioro en la salud física o psíquica del estudiante (incluye, a título descriptivo, pero no exhaustivo: pérdida ostensible de peso, inestabilidad emocional o síntomas que puedan cabalmente interpretarse como resultado de una dificultad de adaptación del estudiante al nuevo medio vital) y en salvaguarda de la salud del estudiante por encima de otras consideraciones, el program sponsor o distrito escolar queda facultado, y los padres o representante legal así lo consienten, a resolver unilateralmente el contrato, corriendo a cargo de los padres o representante legal los gastos de regreso a España.  El participante deberá abandonar el programa, la escuela y la familia anfitriona a su cargo. En este supuesto, y siempre que no se trate de un problema de salud preexistente u omitido en el expediente del estudiante, ICES Spain reembolsará a los padres o representante legal un importe máximo de 3.000 € prorrateados entre los diez meses, es decir, un máximo de 300 € al mes.

7.1 ICES Spain proporciona al participante las normas del programa una vez confirmada su participación en el programa. Estas incluyen reglas de convivencia con la familia anfitriona, normativa del país de destino, del colegio y de la organización asociada (program sponsor y/o distrito escolar). El participante debe aceptarlas mediante firma y forman parte del contrato.

7.2 El participante se compromete a cumplir dichas normas y a respetar las leyes del país anfitrión durante toda la duración del programa.

7.3 El participante está obligado a proporcionar toda la información requerida de forma veraz, completa y en los plazos establecidos. Esto incluye especialmente los documentos necesarios para el viaje: pasaporte, certificado de vacunación, visado, billetes de avión, etc.

7.4 Información omitida o incorrecta sobre el estado de salud físico o psicológico del participante puede comprometer su aceptación o permanencia en el programa. Cualquier cambio relevante deberá ser comunicado a ICES Spain sin demora.

La normativa del Ministerio de Educación en materia de convalidación de estudios cursados en el extranjero está recogida en sendas Órdenes Ministeriales y/o Reales Decretos del Boletín Oficial del Estado.

8.1 ICES Spain ofrece su formación y asesoramiento al Estudiante para que la elección de asignaturas sea acorde con la normativa de convalidación española. 

8.2 La elección de asignaturas y grado en el que se registra al Estudiante es siempre potestad del Guide Counselor o Tutor del colegio que propone y asigna atendiendo a las preferencias del Estudiante, su nivel académico y de inglés, así como la propia política inscripción de estudiantes internacionales de la escuela.

8.3 El Estudiante y sus padres o representante legal se comprometen a seguir las Instrucciones dadas por ICES Spain desde la llegada del Estudiante a destino, no realizar cambios de asignaturas sin informar y a facilitar en tiempo y forma las asignaturas exactas, con su nombre, grado y créditos. 

8.4 La convalidación de los estudios realizados en el extranjero es responsabilidad exclusiva del Estudiante y de sus padres o representante legal, que deben impulsarla y tramitarla de acuerdo con la normativa del ministerio de Educación del Gobierno de España. 

8.5 El Estudiante y padres o representante legal, están debidamente informados de que la normativa de convalidación de 2º Bachillerato es más restrictiva y puede conllevar al Estudiante a tener que realizar un mayor esfuerzo tanto en conseguir cursar las asignaturas requeridas, como en obtener cartas aclaratorias específicas requeridas por el Ministerio sobre política de grado del colegio o de no obtención de diploma de graduación, entre otras.

9.1 ICES Spain dispone de una póliza de responsabilidad civil para cubrir las contingencias derivadas de sus obligaciones contractuales, que consisten en la preparación de la participación del estudiante en el programa en el extranjero así como de hacer de enlace entre el participante y padres y el program sponsor y/o distrito escolar que gestiona la estancia y programa.

9.2  Los padres o representante legal liberan expresamente a ICES Spain de toda responsabilidad derivada de accidente, lesión, enfermedad o emergencia que pueda afectar al estudiante, así como de acontecimientos que se hallen fuera de control de ICES Spain, por suceder en territorio de destino, incluyendo, a modo ilustrativo y no exhaustivo: desastres naturales, disturbios civiles, huelgas, actos de terrorismo, negligencia de personas físicas o jurídicas no sujetas al control de ICES Spain o de cualquier contingencia derivada de omisión de información o de aportación de información no veraz relativa al estado de salud física y psíquica del estudiante, atención médica requerida o vacunación/alergias del mismo.

9.3 En todo caso, la responsabilidad de ICES Spain se limita al triple del valor del programa contratado.

9.4 ICES Spain no se hace responsable de la pérdida o robo de objetos personales durante el programa.

10.1 De acuerdo con lo prescrito en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, los datos de los padres y del estudiante, serán incorporados a los ficheros titularidad del program sponsor y/o distrito escolar con la finalidad de desarrollar la gestión profesional que les es propia.

10.2 Para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como para revocar el consentimiento otorgado, los padres o representante legal del Estudiante deberán dirigirse por escrito a ICES Spain. Para más información, véase también nuestra política de privacidad en: https://ices-spain.es/politica-de-privacidad.

11.1 ICES Spain y el program sponsor y/o distrito escolar quedan autorizados por los padres a realizar entrevistas o testimonios al Estudiante sobre el desarrollo del programa, así como a la captación y reproducción y comunicación pública de la imagen de los estudiantes con el único objeto de promocionar el programa.

11.2 Los contenidos que sean captados directamente por ICES Spain se incorporarán en un fichero de su titularidad. ICES Spain podrá reproducir y comunicar, con idénticos fines promocionales, fotografías cedidas por los padres o por el propio estudiante.

11.3 La utilización de la imagen del estudiante por parte del program sponsor y/o distrito escolar se rige por la legislación del país destino.

12.1 Este contrato se rige exclusivamente por la legislación española. 

12.2 No se reconoce derecho de desistimiento (desistimiento voluntario) conforme a lo previsto en la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, ya que se trata de un programa personalizado y planificado de forma individualizada, de conformidad con lo previsto en el artículo 103 letra l) de dicha ley.

12.3 Las partes, con renuncia expresa al fuero que por Derecho pudiera corresponderles, para cualquier divergencia que pudiera surgir en cuanto a la interpretación, y/o aplicación, y/o ejecución del presente contrato, se someten a los Juzgados de Madrid ó Barcelona.

12.4 ICES Spain actúa conforme al régimen especial de las agencias de viajes (régimen de margen) y, por tanto, las facturas emitidas no detallan el IVA.

12.5 Este contrato no limita los derechos del consumidor reconocidos por la legislación vigente.

12.6 ICES Spain no asume ninguna responsabilidad por la concesión o denegación de visados por parte de las autoridades correspondientes. ICES Spain apoya al participante en el proceso, pero no garantiza el resultado del mismo.

12.7 Si alguna disposición resultara inválida, las demás seguirán siendo válidas. La cláusula inválida se sustituirá por otra que cumpla la finalidad económica deseada.

Agencia Viajes Educativos y Culturales
International Cultural Exchange Studies, SL
Inscrita en el Registro Mercantil, tomo 36673,
libro 0, folio 50, hoja M657517
CIF: B65681165